疫情之下，檔案管理智能化需求迫在眉睫

疫情之下，檔案管理智能化需求迫在眉睫

隨著企事業單位的發展，各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹。傳統的檔案管理方式與技術手段所導致管理效率低，利用率不高等問題也是日益明顯，導致我國檔案管理技術不再滿足實際需要。近日，新冠疫情影響，讓原本傳統檔案管理技術的弊端凸顯，同時也反映出檔案管理的信息化，數字化，智能化管理需求迫在眉睫。

眾所周知，檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難，檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。檔案信息化程度低，手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。鑒于目前檔案管理存在的種種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。近日會博通發布新一代檔案管理系統，意在幫助企事業單位檔案管理實現信息化、數字化、智能化管理。今天，小編就會博通新一代檔案管理系統部署方案給大家做一個簡單介紹，供大家參考！

會博通綜合檔案管理系統解決方案

1. 自定義創建檔案管理分類架構：

會博通綜合檔案管理的知識管理集中統一管理平臺，支持檔案管理架構自定義，為黨政機關，企業組織的綜合文檔檔案管理，可根據實際管理需求，實現檔案分類管理。

2. 檔案取卷管理：

會博通綜合檔案管理系統，可提供從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意，準確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取，做到不丟卷，確保案卷完整。

3. 創建檔案自定義：

會博通綜合檔案管理系統，簡單的理解即是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。創建檔案定義即是在系統中進行立卷步驟。

4. 檔案拆卷管理：

會博通綜合檔案管理系統拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在會博通系統中，還應執行取消注冊功能，相當于在會博通中執行拆卷操作。需保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。保持案卷的清潔，取掉案卷中的金屬物，注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。

5. 檔案錄入卷內文件信息管理：

會博通綜合檔案管理系統一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。同時，每份文件都應擁有對應的屬性信息，因為檔案類型多樣性的特點，檔案資料的屬性也不盡相同，會博通則可以根據具體需要，對案卷或檔案分類自定義文件屬性，適用不同的管理需要。

6. 檔案掃描管理：

會博通綜合檔案管理系統對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統。會博通文檔檔案管理系統的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持各種掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用會博通提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統，會博通還提供了專門的批量引入工具。