如何進行有效的文檔管理？這三點很重要

企業文檔管理，如果管理鏈路割裂，很容易帶來額外工作量：A員工負責紙質文檔收集與核對，B員工負責歸檔，C員工把控文檔利用……文檔管理缺少全鏈路把控，文檔流轉到哪一步，得一個個節點詢問；一旦相關環節負責人離職，還得花時間查詢和追溯，令人煩惱。

如何進行有效的文檔管理？小編結合文檔信息化系統建設的經驗，總結一下三條經驗：

1. 建設一站式文檔管理平臺，統一管理文檔

通過一站式文檔管理平臺，可輕松解決上述問題。

負責各環節的文檔管理人員，通過相應的系統流程，即可完成企業文檔從采集、錄入、整理、歸檔到再利用等工作，跨部門、跨地域地實現文檔的全生命周期管理。同時，系統會清晰記錄文檔流轉痕跡、流程審批結果等，文檔流轉的每一步都“安排”得明明白白。

2. 加強文檔的利用，提高工作效率

專業的文檔一體化管理平臺，配置完善的文檔搜索和借還功能，讓文檔應用變得更簡單。

海量文檔，一鍵搜索：員工可通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、類自然語言搜索等多種搜索功能，一鍵快速查找到所需信息。

通過流程借還：通過企業文檔借還功能，員工通過流程申請領導線上審批后，可線上或線下進行取用，擺脫紙質審批的低效桎梏；同時，借用人、用途、借用時間等都會一一記錄，以便后續追蹤。更完善的是，系統還會提供歸還提醒功能、文檔利用統計功能，助力企業文檔應用更加規范。

3. 建設權限管理體系，保障文檔安全

首先，系統內的每一個分類都要單獨進行權限設置；并且，授權對象、權限內的可訪問密級及可進行的操作行為，均可根據工作需要靈活設置。多種授權方式、多個授權支點，可深度定義每一位用戶在每一個模塊、對每一條信息的可操作行為，靈活適應企業的精細化管理需求。此外，當企業安全策略發生變化時，企業要隨時對已定義好的權限體系進行調整，支撐不斷發展的管理與業務需求。

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