會博通提醒您，制造型企業(yè)文檔管理這4大“坑”別踩

文檔資料對每一家企業(yè)來說都是重要的財富，管理好企業(yè)文檔是每一位企業(yè)檔案管理者的頭等大事。對集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、物流等多個環(huán)節(jié)為一體的制造型企業(yè)來說尤其如此。然而，很多制造企業(yè)在文檔管理工作方面往往會“踩”進以下幾個大坑，阻礙企業(yè)文檔管理工作的順利推進。

一、完整性缺失

前文提到制造企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等多個環(huán)節(jié)，在文檔管理工作開展之初往往會因為需要協(xié)調(diào)的部門眾多，文檔總量激增，在整理文檔的過程中丟失部分資料，企業(yè)文檔完整性由此缺失。

二、時效性差

在收集文檔資料時，因為文檔分散在公司的各個部門而無法快速進行組織、分類、歸檔、查詢等，失去重要的時效性。

三、利用率低

傳統(tǒng)的文檔管理因為公司產(chǎn)品種類多且文檔類型各異，管理者在整理文檔時龐大的工作量使得他沒有時間騰出手來分門別類集中管理，最終造成各部門需要的資料時不能在第一時間借閱，使用率大打折扣。

四、安全有隱患

制造業(yè)最大的特點之一就是人員流動性大，因此隨著員工的離職或調(diào)崗保存在其電腦上的資料也隨之消失或外泄。在文檔流失的路口處沒有設置管理路障，公司機密文檔因此流出。

會博通在提醒廣大制造企業(yè)不要“踩坑”的同時給出了可行的“避坑”方案，研發(fā)出企業(yè)文檔管理系統(tǒng)幫助制造行業(yè)解決文檔管理當中的疑難問題。

1、文件檔案集中管理

利用文檔管理系統(tǒng)，從文檔的導入、掃描、移交到歸檔全流程實現(xiàn)自動化，一環(huán)扣一環(huán)，減輕管理員負擔的同時，保證了文檔的完整性。

2、強大的搜索功能保證文檔的時效性

會博通的移動端，或?qū)俞斸數(shù)華PP應用，通過強大的搜索功能，可實現(xiàn)不限時間、不限地域地查看、編輯、借用文檔資料，更加方便快捷。

3、線上+線下的文檔借閱模式，提高文檔利用率

用戶可通過會博通，使用掃碼或關鍵字檢索方式定位知識、文檔，對于沒有權限或需要借用原件/復印件時，可發(fā)起借用流程。

4、嚴密的用戶權限管理功能，保障文檔應用安全

系統(tǒng)針對不同管理對象可采取不同的權限控制，提供信息使用權限以及信息接觸密級權限的二維權限管理。