如何實(shí)現(xiàn)檔案的信息化借還管理？從三種借還應(yīng)用場(chǎng)景探析

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu),社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

檔案管理的最終目的是為了提供利用，檔案借閱是基本的利用方式之一。

但在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案文件的借還管理存在以下難點(diǎn)：

人員隨意借閱借用檔案文件，借還管理不規(guī)范；

借閱審批流程多，跑上跑下耗費(fèi)大量時(shí)間和人力；

借出后未能及時(shí)收回，影響管理進(jìn)程和增值應(yīng)用；

借出后檔案文件遭隨意折疊、涂改、圈畫等.......

那么，該如何實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化借還管理呢？

會(huì)博通檔案文件借還管理體系，讓知識(shí)成為流動(dòng)資產(chǎn)

會(huì)博通檔案文件借還管理體系，可用于檔案、文檔、證照、圖書等文件的借還管理，讓文件借還像在圖書館里借、還書一樣便捷。用戶通過專門的借閱與歸還模塊，或通過搜索功能查詢到所需文件后，即可發(fā)起借用或歸還申請(qǐng)，根據(jù)審批授權(quán)快速實(shí)現(xiàn)借用或歸還。這樣一來，知識(shí)的流轉(zhuǎn)與協(xié)作變得更迅速，更利于發(fā)揮其資產(chǎn)價(jià)值，為企事業(yè)的發(fā)展提供更大效用。

會(huì)博通借還體系下，三種借還應(yīng)用場(chǎng)景

會(huì)博通提供了純線上、純線下以及線上線下相結(jié)合的借還模式。也就是說，用戶既可線上申請(qǐng)借還電子版（如電子檔案、電子文檔、電子證照等），也可線上申請(qǐng)、線下借還實(shí)體版（如實(shí)體檔案、證照原件、實(shí)體圖書等）。

1、 純線上借閱：

各企事業(yè)單位人員出于辦公或者個(gè)人需要，需申請(qǐng)線上借閱文件，其中也包含了機(jī)密文件。那么，如何保證“線上查閱”時(shí)，檔案文件的安全性和規(guī)范性呢？會(huì)博通在借閱權(quán)限、文件安全、借閱時(shí)間設(shè)置等功能進(jìn)行了細(xì)粒化的功能設(shè)置：

借閱權(quán)限：借閱人通過會(huì)博通搜索平臺(tái)搜索所需借閱的檔案時(shí)，會(huì)依據(jù)借閱人的權(quán)限進(jìn)行搜索結(jié)果呈現(xiàn)，沒有相關(guān)權(quán)限的人員則無(wú)法看見相應(yīng)檔案或者只能看見對(duì)應(yīng)的條目不能看見檔案內(nèi)容。

借用文件的預(yù)覽：會(huì)博通采取無(wú)本地緩存的形式給用戶開放閱讀，所閱讀的文件均帶水印防止惡意擴(kuò)散。

借閱時(shí)間設(shè)置：借閱申請(qǐng)人可在借閱流程中選擇所需借閱的時(shí)間，在申請(qǐng)對(duì)應(yīng)的借閱時(shí)間內(nèi)借閱人都可以閱讀該文件，超過時(shí)限則不能閱讀。

2、 純線下借閱：

對(duì)于采取線下登記借閱的用戶，利用會(huì)博通系統(tǒng)同樣能提升線下借閱的管理效率。我們將線下登記的借閱信息統(tǒng)一登記到平臺(tái)上，登記后，借閱信息可隨時(shí)搜索查看，借閱統(tǒng)計(jì)信息也一目了然。還可利用“到期提醒”功能提醒經(jīng)辦人及借閱人，也可通過系統(tǒng)發(fā)送短信提醒經(jīng)辦人和借閱人。

利用會(huì)博通借還管理體系輔助線下借閱管理，一方面有利于防止因紙質(zhì)申請(qǐng)借閱材料丟失而造成的借閱信息丟失，造成檔案管理混亂，另一方面通過電子化搜索和統(tǒng)計(jì)提升檔案管理效率。

3、 線上申請(qǐng)，線下使用：

在我們需要申請(qǐng)使用原件或者紙質(zhì)文檔借用的時(shí)候，可通過會(huì)博通專門的”借閱申請(qǐng)流程”,即在“借用申請(qǐng)”界面中勾選所需借用文件，點(diǎn)擊“發(fā)起申請(qǐng)”。選擇對(duì)應(yīng)的借閱申請(qǐng)流程后，統(tǒng)自動(dòng)套用“借閱申請(qǐng)流程模板”（包含流程步驟和流程表單），在申請(qǐng)選項(xiàng)中選擇所需借用的類型（原件/復(fù)印件/電子文件），相關(guān)人員完成流程審批后，即可線下領(lǐng)取所需文件。

通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，誰(shuí)借閱了什么文件、借閱用途、天數(shù)等信息都會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)記錄。當(dāng)借閱期限到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)則會(huì)對(duì)經(jīng)辦人及借閱人自動(dòng)發(fā)起短信提醒，及時(shí)追溯，讓檔案文件的利用更加規(guī)范、有序。

檔案借還應(yīng)用案例：

會(huì)博通用戶遍布各行各業(yè)，包括黨政機(jī)關(guān)、制造、教育、金融、建筑、交通、電力等十大國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)，檔案借還管理體系在每個(gè)行業(yè)中都得到了良好的應(yīng)用。

例如某地區(qū)人力資源與社會(huì)保障局（人社局)，通過會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事檔案全面信息化管理，除了專業(yè)的人事檔案分類架構(gòu)、表格模板、高級(jí)檢索、權(quán)限管理、檔案統(tǒng)計(jì)等特色功能以外，便捷易用的會(huì)博通檔案借還管理系統(tǒng)讓人社局的服務(wù)水平更上一層樓。在人社局，每天都有不少因?yàn)榻逃囵B(yǎng)、職稱評(píng)聘、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、人才引進(jìn)等需要申請(qǐng)檔案借閱的群眾，如果借閱申請(qǐng)流程繁瑣，則影響到服務(wù)中心的辦事效率。要做到真正“服務(wù)于民”，則需提升政府部門辦事效率。在人社局服務(wù)大廳，可將高拍儀與會(huì)博通系統(tǒng)連接，群眾只需通過服務(wù)窗口，用身份證信息通過高拍儀認(rèn)證后即可快速完成檔案借閱申請(qǐng)流程。

會(huì)博通檔案文件借還管理體系的應(yīng)用價(jià)值

會(huì)博通的檔案文件借還管理體系，讓檔案文件能在保障安全性的前提下實(shí)現(xiàn)便捷、高效的流轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮其利用價(jià)值：

—借還管理更規(guī)范：通過標(biāo)準(zhǔn)化“借閱申請(qǐng)流程”，申請(qǐng)人、經(jīng)辦人、申請(qǐng)日期、歸還日期、到期提醒等一站式流程化完成，規(guī)范化管理。

—借還管理更高效：通過會(huì)博通搜索平臺(tái)一鍵搜索，即可找到相應(yīng)權(quán)限范圍的檔案文件，一鍵點(diǎn)擊“借閱申請(qǐng)”完成相關(guān)借閱流程即完成申請(qǐng)，高效便捷。

—檔案文件安全有保障：細(xì)粒化的權(quán)限及安全設(shè)置，從借閱申請(qǐng)人權(quán)限、檔案文件密集、防擴(kuò)散水印、登錄安全等層面全面保障檔案文件安全。