實物檔案數字化管理有什么需要注意的？為您整理了9個點

2022/10/11 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 456

數字化檔案管理涉及數字化前處理、數字化采集、影像處理、實物檔案驗收、移交、入庫等多個環節的工作，專業性比較強，要做好需要兼備專業性和實戰經驗。在對檔案管理工作不太熟悉的時候，一定要了解9個數字化檔案管理的注意點。

數字化檔案管理、檔案數字化

1.應加強對實物檔案數字化工作的全流程安全管理,及時對數字化加工過程各環節產生的數據進行備份。

2.應建立完善的問題反饋機制,對實物檔案數字化工作過程中發現的問題進行及時反饋修正。

3.加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制應有利于檔案實體的保護。場地內應配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等設施設備。

4.為強化數字化工作的安全性,應加強對外聘工作人員的審核與管理。

5.應根據情況制定符合實際要求的實物檔案數字化工作文件,以此加強對數字化工作的管理。主要包括實物檔案數字化工作方案、實物檔案數字化審批書、實物檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、實物檔案數字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。

6.檔案保管部門應按照實物檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作,并提交檔案出庫申請,經相關責任人批準后,嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續,并與數字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。

7.實物檔案數字化過程中,應根據工作需求設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領取與歸還進行嚴格管理,認真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。

8.應根據檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的信息采集設備,進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證采集后數字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。

9.應以檔號為基礎對數字文件命名,并確保唯一性。

檔案數字化管理采用新型的技術方式對檔案進行管理，擁有傳統檔案管理難以企及的便利和快捷，在經濟效益、辦公效率提升方面有顯著成效。

做好數字化檔案管理，會讓我們的工作事半功倍，希望以上小知識能幫助到大家，也希望會博通檔案管理系統提供的批量化掃描錄入電子化檔案功能，及智能化的檔案管理方式，切實提高大家在數字化檔案管理中的工作效能。