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協同高效！檔案管理系統“外部鏈接”功能，誰能不愛

2022/10/28 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 698

近期大家都在聊信息繭房的話題，信息繭房不僅存在于獨立的個體之中，也普遍存在于企業。如何打開企業邊界？有觀點認為需要構建高效能、跨專業、跨邊界、跨層級的團隊，讓人和任務都更敏捷。會博通深以為是，打開企業邊界也是會博通檔案管理系統，近些年的迭代方向。

檔案管理系統、檔案管理

目前，會博通檔案管理系統，能夠很好地將企業內部、外部的人員納入到同一個協作體系中，在保證檔案安全的前提下，實現不同人員之間的敏捷交流，推動多任務高效運轉。

01將外部協作信息納入內部共享

對于銷售性質的部門，客戶信息或外部協作信息，容易僅僅掌握在專項人員手中，一旦專項人員離職，這部分資料虧容易流失，不過即便不流失，長期習以為常的單項協作也不利于激發和推動新的idea和需求。

檔案管理系統、檔案管理

為了規避外部信息資源壟斷，用戶可在會博通檔案管理系統中建立個人通信錄和公共通訊錄，個人通信錄僅限個人查看，公共通訊錄可依據權限設置為企業共享。這樣不論是個人的專屬客戶，還是公司的共享資源，都會保留在系統中，不會隨著人員流失而流失。

02將外部人員納入內部協作

協作具有流程性，簡單來說，A公司的內部協作大概是這樣的：A1-A2-A3-A4-A5，B公司的內部協作大概是這樣的：B1-B2-B3-B4-B5。A公司和B公司合作大概是這樣的：A1-A2-B3-A3-A4-B3。如何通過信息化系統實現類似A、B公司的混合合作模式？會博通檔案管理系統通過外部鏈接功能，輕松實現。

使用會博通檔案管理系統，若是在遇到需要合作的情況，系統用戶可選中檔案條目，在個人通訊錄或公共通訊錄中，選擇外部鏈接人，即可生成三種類型的內容分享模式。第一種是短信分享模式，直接點擊即可分享；第二種是訪問地址模式，復制地址可直接粘貼給對方；第三種是二維碼模式，掃描二維碼即可訪問相應文件。多種方式，任君選擇。

收到協作信息的人員，點擊即可跳轉到協作流程當中，在系統安全保障下完成一些列操作。比如，我們曾經承接過的工程項目管理軟件，工程項目人員就通過系統直接將設計圖紙（設計可以查看的時限，不可打印）發送給甲方人員，待甲方人員確認修改后，再利用系統給甲方人員發送原件。

人無往而在不在自我的信息枷鎖之中，企業無往而不在信息的枷鎖之中，會博通檔案管理系統希望通過“外部鏈接”功能，助力各企事業單位不斷實現平臺化、扁平化、開放化、協同化發展！