檔案管理系統(tǒng)軟件建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理

       “標(biāo)準(zhǔn)化”與“標(biāo)準(zhǔn)”兩個(gè)概念在管理上是有所不同的，標(biāo)準(zhǔn)化工作的范圍會(huì)廣泛一些，更科技，更有技術(shù)性，可以運(yùn)用于各個(gè)社會(huì)工作領(lǐng)域，標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有社會(huì)行為主體對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也只能是一紙空文。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)工作活動(dòng)過(guò)程，也就是一項(xiàng)智力性的系統(tǒng)工程，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。

       檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動(dòng)，達(dá)到節(jié)約時(shí)間、提高效率、減少成本、提高質(zhì)量效果。在檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理中，管理人員可以在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)軟件上，進(jìn)行屬性自定義明確羅列應(yīng)歸檔的檔案材料，按照時(shí)間順序和工作內(nèi)容進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)編序并制作目錄索引或填寫(xiě)好對(duì)應(yīng)的檔案屬性，方便后期尋找檔案文件搜索“關(guān)鍵詞”與“屬性”篩選。

       隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式在逐漸被綜合化、一體化、協(xié)同化的智能化管理系統(tǒng)所取代，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在進(jìn)行顛覆性變革，變革，勢(shì)在必行，而檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，則是在檔案管理變革中脫穎而出的重要一步。

       會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)軟件資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：檔案管理歸檔的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)主要有文件的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式四種,每一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)又有不同的分類(lèi)方法，下面小編就給大家簡(jiǎn)單講解一下：

       一、按文件的形式分類(lèi)

       1、載體形態(tài)分類(lèi)法：按文件的制成材料分類(lèi),如：膠片、錄像帶、光盤(pán)等。

       2、文件種類(lèi)分類(lèi)法：如：賬簿、報(bào)表等。

       3、形狀規(guī)格分類(lèi)法：按載體的形態(tài)和大小分類(lèi),如：卷、盤(pán)以及不同的尺寸等。

       二、按文件的來(lái)源分類(lèi)

       1、通信者分類(lèi)法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來(lái)往通信關(guān)系的機(jī)關(guān)或個(gè)人分類(lèi)。

       2、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)。

       3、作者分類(lèi)法：按文件的作者分類(lèi)。

       三、按文件的內(nèi)容分類(lèi)

       1、問(wèn)題分類(lèi)法：按文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題(事由)分類(lèi)。

       2、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法：按檔案內(nèi)容所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)。

       3、地域分類(lèi)法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類(lèi),如：湖北、湖南等。

       4、實(shí)物分類(lèi)法：按文件內(nèi)容所涉及的實(shí)物分類(lèi),如：石油、糧食、煤炭、棉等。

       四、按文件產(chǎn)生的時(shí)間分類(lèi)

       1、年度分類(lèi)法：根據(jù)形成與處理檔案所屬年度分類(lèi)。

       2、工作階段分類(lèi)法：如工程檔案按設(shè)計(jì)、施工、竣工等不同階段進(jìn)行分類(lèi)。

       3、時(shí)期分類(lèi)法：按立檔單位在發(fā)展過(guò)程中形成的不同時(shí)期(或不同階段)分類(lèi)。如：中華人民共和國(guó)成立前、中華人民共和國(guó)成立后、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期等。

       作為檔案管理系統(tǒng)軟件解決方案供應(yīng)商，會(huì)博通就是這類(lèi)平臺(tái)中的佼佼者，三十多年的行業(yè)積累與公國(guó)，不乏眾多檔案管理系統(tǒng)成功的案例，靖遠(yuǎn)縣檔案館、廣東工業(yè)大學(xué)、日立電梯、佛山人大、中航國(guó)際、中國(guó)南方電網(wǎng)等今典案例。

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