數(shù)字化時代，會博通文檔管理的探索前行之路

在數(shù)字化時代，數(shù)字化已成為推進(jìn)中國經(jīng)濟(jì)社會高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。據(jù)中國信通院發(fā)布的《中國數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展白皮書》顯示，2020年我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模達(dá)到39.2萬億元，占GDP比重為38.6%。企業(yè)如何在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的浪潮中，調(diào)整和升級文檔管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，緊跟數(shù)字化大潮，是眾多企業(yè)面臨的重要問題。

如何在數(shù)字時代，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的各類企業(yè)提供更高效的文檔管理解決方案，是會博通軟件科技公司一直在探索和踐行的目標(biāo)。會博通30多年來一直圍繞著國家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策前沿路線提前規(guī)劃部署，緊跟數(shù)字時代的發(fā)展步伐，以綜合文檔管理需求為導(dǎo)向，爭當(dāng)文檔管理軟件行業(yè)的領(lǐng)跑者。

文檔是企業(yè)重要的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果，作為企業(yè)的智力資產(chǎn)，可以是商務(wù)合同、會議記錄、產(chǎn)品手冊、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、競爭對手資料、項(xiàng)目文檔、經(jīng)驗(yàn)心得等。對企業(yè)來說，文檔是公司重要的無形資產(chǎn)，是公司提高核心競爭力的知識、經(jīng)驗(yàn)源泉。如果能夠有效地管理和利用好這些文檔，可以為企業(yè)的后期創(chuàng)新、升級轉(zhuǎn)型打下良好的基礎(chǔ)。

如何實(shí)現(xiàn)對文檔的高效管理，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。雖然不少企業(yè)在這個方面做得不錯，但還是有部分企業(yè)，對文檔的管理工作不夠重視，文檔管理還是停留在傳統(tǒng)的模式，沒有專門的人員管理，缺乏專門的管理軟件或系統(tǒng)，文檔眾多、雜亂、查找調(diào)閱困難、大量紙質(zhì)資料不易保存、易丟失、外泄，敏感資料不能安全管控……

會博通科技的母公司紹林科技是國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。早在1988年就開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品，亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。30多年來，公司一直根據(jù)市場需求潛心研發(fā)文檔管理系統(tǒng)，不斷升級，為打造組織知識生態(tài)鏈而努力。

會博通在文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)領(lǐng)域走在行業(yè)領(lǐng)先水平，曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團(tuán)、珠江鋼琴等上萬家企事業(yè)單位部署綜合文檔管理系統(tǒng)，提供文檔管理信息化建設(shè)方案。

會博通是如何為這些企業(yè)部署文檔信息化管理方案的呢？在這里向大家揭秘。

一、通過全面自定義平臺，實(shí)現(xiàn)各類文件檔案知識的集成統(tǒng)一管理

自定義平臺是會博通的一大特色功能，包含分類自定義和屬性自定義。

分類自定義，是指自定義管理分類（類和文件夾），形成分類架構(gòu)，用于管理不同類型、不同來源的文檔資料。

屬性自定義，是指提供對信息屬性的自定義，為系統(tǒng)內(nèi)不同類型的文檔賦予對應(yīng)的屬性，即元數(shù)據(jù)，例如，可為合同、圖紙、圖書等定義不同的屬性配置。

通過分類自定義和屬性自定義，可以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)工作場景的全覆蓋。

二、組織架構(gòu)虛擬化，實(shí)現(xiàn)與實(shí)際組織機(jī)構(gòu)一致化的應(yīng)用場景

會博通文檔管理系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的需求，在網(wǎng)絡(luò)上形成與實(shí)際一致的企業(yè)組織架構(gòu)，并且，可以形成個人、部門及企業(yè)層面的文檔管理架構(gòu)，通過不同的層面，將組織、職責(zé)與文檔管理有效融合，用文檔連接起人與工作。

三、集成數(shù)字化管理，全面管控文檔的全生命周期

會博通文檔管理系統(tǒng)，可根據(jù)企業(yè)自身的管理特點(diǎn)來定義文檔的類型框架和屬性，并實(shí)現(xiàn)文件從草擬、發(fā)布、歸檔、利用的全生命周期管理，有效地解決了企業(yè)文檔眾多、類型多樣、分散不集中的難題。眾多客戶在引入會博通之后，很好地解決了文檔管理的各種問題，達(dá)到了很好的實(shí)施效果。

四、靈活的協(xié)同化管理，實(shí)現(xiàn)全流程化管理

全面信息的可流程化處理，標(biāo)準(zhǔn)化與自定義并行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程管控與內(nèi)外協(xié)作。

文檔創(chuàng)建后，既可保存，亦可發(fā)起流程，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部以及內(nèi)外配合的工作協(xié)作，支持套用流程模板進(jìn)行審批或協(xié)同工作，或自由設(shè)定流轉(zhuǎn)步驟，結(jié)合外部鏈接或企業(yè)郵件網(wǎng)關(guān)打通內(nèi)外協(xié)作壁壘，使業(yè)務(wù)鏈與信息鏈協(xié)調(diào)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)更為個性化的工作協(xié)作需要。

會博通提供的流程管理功能，并不只限于文檔的流轉(zhuǎn)，還是所有工作流程的設(shè)計(jì)與運(yùn)作工具，比如說，立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、采購、請假、任務(wù)、績效考核等等，都可利用會博通的流程管理功能來進(jìn)行。

五、權(quán)限管控的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的文檔借還體系

用戶通過會博通，可使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位文檔資料，對于沒有權(quán)限的文檔資料，或需要借用原件/復(fù)印件時，可發(fā)起借用流程。

如果配合高拍儀、身份證識別設(shè)備等，自動識別借用者，對借用手續(xù)過程進(jìn)行拍照或拍攝視頻，可實(shí)現(xiàn)借用手續(xù)的全流程無紙化。

六、權(quán)限與安全細(xì)?；芾?，將管理方式的決策權(quán)交給用戶

會博通的權(quán)限管理體系讓企業(yè)根據(jù)權(quán)責(zé)關(guān)系給相關(guān)的人員設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，也可以根據(jù)他的職責(zé)設(shè)定匹配的查找和閱讀權(quán)限，還可以根據(jù)權(quán)限管理體系設(shè)置相關(guān)人員對某些重要信息的閱讀及編輯權(quán)限，同時，還可以授權(quán)人員創(chuàng)建文檔的權(quán)限等，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求來靈活使用權(quán)限管理功能，有效保障文件檔案的安全且高效的利用。

七、多維度安全管理，四大安全管理模塊為企業(yè)文檔知識安全保駕護(hù)航