會博通批量導(dǎo)入功能使用指南

會博通批量導(dǎo)入功能適用于批量導(dǎo)入類，文件夾，案卷和文件，本指南以導(dǎo)入文件為例，導(dǎo)入其他類型的操作方法類似，請參閱第五點(diǎn)。

一、批量導(dǎo)入條目的Excel模板基本要求

Excel模板以簡潔為主，除了日期和數(shù)字等特殊格式外，最好不要有表格格式和文字樣式設(shè)置。下圖是一個(gè)的Excel導(dǎo)入模板：

可以看到，所有行列都是用默認(rèn)設(shè)置，沒有行內(nèi)回車，表格框線等等，一般的數(shù)據(jù)列用常規(guī)格式，日期列需要設(shè)置成英文帶“/”的顯示格式，頁數(shù)和數(shù)量之類的純數(shù)字列也用常規(guī)格式即可，以便系統(tǒng)識別。

二、Excel導(dǎo)入模板的表頭制作

Excel導(dǎo)入模板的表頭是以要導(dǎo)入的條目屬性決定的，要確定屬性，只需要記錄下要導(dǎo)入的屬性的名稱，（可以在要導(dǎo)入的類目下，以屬性新建方式新建一個(gè)文件的形式來查看有哪些屬性）

確定屬性后，把需要錄入屬性值的屬性作為Excel導(dǎo)入模板的表頭即可，如下圖，

三、導(dǎo)入條目

在要導(dǎo)入條目的分類的菜單欄，點(diǎn)擊“管理”-“導(dǎo)入條目”

在打開的對話框選擇點(diǎn)擊“選擇Excel文件”，找到我們設(shè)計(jì)好的導(dǎo)入條目模板點(diǎn)選后，可以看到導(dǎo)入條目的具體信息展示，然后點(diǎn)擊“開始導(dǎo)入”，并等待導(dǎo)入過程結(jié)束。

下圖為批量導(dǎo)入后的文件列表

四、編號唯一性

在導(dǎo)入時(shí)，如果遇到待導(dǎo)入條目的編號和已有文件的編號重復(fù)時(shí)，我們可以選擇操作規(guī)則。

允許相同：即同時(shí)保留兩份文件，它們的編號是相同的

相同跳過：即保留原文件，跳過待導(dǎo)入的相同編號文件

相同覆蓋：即保留待導(dǎo)入的文件，刪除原文件

五、條目后綴

六、注意事項(xiàng)：

1.導(dǎo)入條目模板不需要太多的格式，會影響系統(tǒng)識別屬性，如果覺得查看不便，可另起一個(gè)有表格屬性的表格，填好相關(guān)屬性值后，以只有值的形式復(fù)制粘貼到模板中，只有日期相關(guān)的列需要設(shè)置格式。

2.請慎重選擇編號唯一性的選項(xiàng)，因?yàn)楸桓采w的文件無法還原。

3.批量導(dǎo)入條目的目的是批量導(dǎo)入多個(gè)條目的屬性，批量導(dǎo)入條目可以是類，文件夾，案卷或者是文件，但無法用此功能導(dǎo)入文件正文。

4.除了備注，其他數(shù)據(jù)不要有回車！特別是主題/題名/文件名稱/標(biāo)題等，不要有回車！

5.如果表頭有頁數(shù)，則頁數(shù)這一列不能有任何單元格值為空，必須有數(shù)字。

6.如果表頭有密級，則密級這一列不能有任何單元格值為空，值必須是會博通里的密級。

7.如果表頭有保管期限，則保管期限這一列不能有任何單元格值為空，值必須是會博通里的保管期限

8.如果表頭有日期，可以先使用文件分列向?qū)?，設(shè)置格式為日期的“YMD”