檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)智慧化管理,管理精細(xì)化

        檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)已經(jīng)在各地黨政、組織、事業(yè)單位、中大企業(yè)開始普及使用，在使用中獲取反饋，確確實(shí)實(shí)提升了檔案管理的工作效率與檔案利用。

       如上圖是廣東省人力資源的廣東檔案管理系統(tǒng)，整理的界面很簡(jiǎn)單，分為個(gè)人服務(wù)與單位服務(wù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案接收、檔案轉(zhuǎn)出、檔案查閱、借閱、可以依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明，為相關(guān)單位提供政審(考察)服務(wù) 檔案材料的收集、鑒別和歸檔，檔案存儲(chǔ)地查詢，跨省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)，廣東省內(nèi)流動(dòng)人員人事檔案查詢等服務(wù)。很好的為個(gè)人與單位提供很好的檔案管理與利用渠道，幫助個(gè)人與單位解決檔案的管理與利用問題。

      上面舉了一個(gè)大家都比較熟悉的例子幫助大家理解檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)大概是怎樣的，那么就說(shuō)說(shuō)更深一層的知識(shí)，除了很多政府機(jī)構(gòu)在使用的檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，根據(jù)相關(guān)《檔案法》針對(duì)企業(yè)檔案管理也需要普及使用，未來(lái)也將較強(qiáng)關(guān)注，為了更好的企業(yè)發(fā)展與檔案價(jià)值得到發(fā)揮，符合企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理要求，目前很多日立、華為、國(guó)家電網(wǎng)、中石油、中石化、工商銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國(guó)鐵路工程集團(tuán)等大型企業(yè)也都在使用檔案管理系統(tǒng)。

      那么成熟的檔案管理系統(tǒng)是怎樣的？就拿比較熟悉并使用用戶比較多的會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)說(shuō)說(shuō)。

1、收集檔案

      會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持批量上傳單個(gè)或多個(gè)文件夾功能。一是利用Excel，批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。其二是對(duì)于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲(chǔ)于電腦中的檔案，可以約定對(duì)應(yīng)關(guān)系，直接從磁盤批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)支持電子文檔的批量更換，以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。

2、整理檔案

      系統(tǒng)平臺(tái)支持用戶靈活自定義創(chuàng)建檔案門類、屬性字段，對(duì)檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)與應(yīng)用。滿足檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用等整個(gè)生命周期的管理。

3、檔案利用

      檔案是具有價(jià)值性文檔，為了充分利用，系統(tǒng)具備共享、查閱、套打等功能，打印檔案不會(huì)影響到表格原有格式。

4、保障檔案安全，管理員可權(quán)限設(shè)置

      為保障檔案系統(tǒng)的安全性高，管理員根據(jù)需求能靈活方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，系統(tǒng)具備多級(jí)管理方式，能針對(duì)不同職位用戶進(jìn)行授權(quán)。一般遇到?jīng)]有權(quán)限的檔案，可以借閱申請(qǐng)，如果通過相關(guān)負(fù)責(zé)人審批才能夠獲得借閱權(quán)限。

5、查詢檔案

      根據(jù)用戶需求，可在系統(tǒng)的搜索平臺(tái)中快速檢索到自己需求的檔案，搜索結(jié)果跟用戶的權(quán)限有關(guān)。

6、統(tǒng)計(jì)檔案

      因工作需求，管理員可以在系統(tǒng)平臺(tái)中根據(jù)檔案的不同屬性選擇進(jìn)行多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

      會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)功能應(yīng)用貫穿檔案的收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒賞全過程，智慧化管理讓檔案管理規(guī)范化，提升檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本，幫助檔案管理者工作更加順利與精細(xì)化。

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